Любой хозяйственной организации приходится время от времени проводить списание товаров на складе. Этому могут предшествовать разные причины: порча товаров, потеря их потребительских качеств, моральное устаревание, а также отсутствие на него спроса на рынке.
Весь товар должен быть учтен, а его движение производится согласно нормативным актам. В первичной документации отражается поступление ТМЦ, их перемещение и отпуск, который имеет количественное и стоимостное выражение. Все первичные документы оформляются согласно требованиям Положения о бухучете и отчетности РФ с содержанием обязательных или дополнительных реквизитов.
Облачная система автоматизации складского учета.
Повышайте эффективность работы, снижайте потери и увеличивайте прибыль!
Попробовать бесплатно >>
В случае движения товаров от поставщика к потребителю оформляются товаросопроводительные документы в соответствии с условиями поставки товаров. Поступившие товары приходуются на склад, а наложение штампа удостоверяет их качество и количество. Учет первичной документации ведется в Журнале поступления товаров. Для отпуска товаров со склада существуют:
- лимитно-заборные карты (форма М-8),
- накладные для отпуска товаров (форма М-15).
Правильность оприходования и списания товаров, а также составления отчетности должен контролировать бухгалтер. Без оформления документов товар не должен покидать склад. Все отчеты материально ответственных лиц по движению товаров хранятся 3 года.
При недостаче товаров
Недостачи, возникающие по разным причинам: в связи с хищениями, злоупотреблениями материально ответственных лиц, ошибками учета, естественной убылью, пересортицей и другими факторами, выявляются в результате проведения инвентаризации, которая позволяет контролировать сохранность имущества и эффективное использование ресурсов.
Пример проведения списания товара в системе Класс365
Попробовать бесплатно программу для склада
Для проведения этой процедуры заполняется акт на списание материалов. Этот специфический документ переводит используемые материалы в разряд незадействованных. Текстовый блок должен расшифровывать причину составления акта, в котором указывают наименование, единицы измерения, количество, цену и непосредственную причину, по которой товары переводят в другую категорию. Документы по итогам инвентаризации должны быть подписаны всеми членами комиссии и утверждены руководителем.
Списание остатков со склада осуществляется методом «себестоимости каждой единицы», то есть его необходимо списать по той себестоимости, по которой он был приобретен. Некоторыми предпринимателями устанавливается подходящий для их учетной политики метод. При закрытии или перепрофилировании торговой организации нереализованные остатки также подлежат списанию.
Расчет себестоимости остатков на складе происходит по трем методикам:
- по среднему - применяется в синтетическом бухучете и при ведении складского учета вручную;
- партионный - применяется в аналитике, является более полным и точным, включает методы FIFO, LIFO, ручной и комбинированный учет;
- в фиксированных ценах - применяется для розничной торговли.
Если товара нет на складе
Для учета выявленных недостач в налоговом учете существует положение Налогового кодекса. Для отражения недостачи, не превышающей норм естественной убыли, существует пп.2п.7ст.254 НК РФ. Это положение не распространяется на недостачу или порчу при транспортировке и хранении товаров.
При взыскании недостач с виновных лиц, предусмотрен п.3ст.250 НК РФ.
Если существуют документальные подтверждения произведенных расходов, то налогоплательщик уменьшит доходы на сумму этих расходов согласно п.1ст.252 НК РФ. В качестве удостоверяющих документов служат:
- инвентарная ведомость
- акт, подтверждающий недостачу
- заключение комиссии
- объяснительная записка.
При наличии этих документов сумма недостачи учитывается полностью в составе расходов организации.
Являясь основным производственным отделением, склад влияет на работу всей компании, а также на ее конкурентоспособность. Для улучшения обслуживания клиентов необходимо провести его автоматизацию.
Автоматизация склада уменьшает время и трудозатраты на комплектацию заказов, повышает качество (исключает пересортицу, неполную комплектацию), позволяет наилучшим образом использовать складские площади, организовать и оптимизировать работу складских работников, движение товаров и документооборот, обеспечить прозрачность и управляемость цепочками поставок.
Набор инструментов системы управления складом позволит принимать правильные решения и максимально эффективно использовать ресурсы компании.
Если товар испорчен или просрочен
Товар с истекшим сроком годности, залежавшийся, испорченный при перевозке или при хранении, в соответствии с законодательством требует утилизации. На проведение этой процедуры установлены государственные нормы. Проводится экспертиза продукции.
В случае выявления некачественных, предоставляющих угрозу здоровью, непригодных товаров составляются акты, в которых это отражено, и подписываются членами комиссии.
Не существует установленного порядка списания просроченного товара по причине истечения его срока годности. При выявлении этого в процессе инвентаризации составляется запись по общей схеме отражения результатов.
В результате инвентаризации также может быть выявлена недостача, тогда в бухгалтерском и налоговом учете сумму данного товара относят на:
- издержки, связанные с обращением или производством в пределах естественной убыли;
- счет лиц, виновных в этом - сверх норм естественной убыли;
- прочие расходы организации - без установления виновных лиц.
Фактическое наличие ТМЦ вносят в инвентаризационную опись (форма ИНВ-3). Для отражения выявленных отклонений между данными бухучета и фактическим наличием предназначена сличительная ведомость ИНВ-19. Итоговые данные переносятся в ведомость ИНВ-26.
Как упростить складской учет?
Программа для автоматизации бизнеса Класс365 - это незаменимый помошник в работе со складскими операциями. Онлайн-решение позвояет работать где угодно, с любого устройства с выходом в Интернет, без привязки к рабочему компьютеру.
Возможности Класс365 для складского учета:
- прием, списание, инвентаризация, переоценка товара в 2 раза быстрее
- автоматическая выписка учетных и сопроводительных, документов, накладных, ордеров
- отчеты в 1 клик, анализ неликвидных товаров
- контроль неограниченного количества складов
- партионный учет
- адресное хранение товара
- контроль сроков хранения товара
Таким образом, работать со складом можно намного быстрее и проще. Для этого необходимо просто зарегистрироваться в онлайн-программе Класс365 и получить ссылку для входа в аккаунт.
Абсолютно бесплатно вам будет предоставлен функционал для автоматизации складских операций, финансового и торгового учета, работы с клиентами (встроенный CRM-модуль) и интернет-магазином.
Вы сможете контролировать весь бизнес в ОДНОЙ программе!
Если выявляется недостача товаров, приходится списывать их на убытки или искать виновных. Подтвердить факт хищения или порчи (например, с истекшим сроком годности) может только инвентаризация. Для некоторых категорий товаров существуют нормы естественной убыли, в пределах которых отсутствующие ТМЦ в налоговом учете можно списать в расходы фирмы.
- Дебет Кредит 41.
Если недостача касается категории розничных товаров, то необходимо списать и их наценку. Для этого сторнируется проводка:
- Дебет () Кредит 42.
Списание по нормам естественной убыли оформляется проводками:
- Дебет 96 Кредит – если у организации есть резерв на списание потерь.
- Дебет 44 Кредит – списание недостачи при отсутствии резерва.
Если установлены виновные лица
С работником, который несет ответственность за сохранность ТМЦ, заключают соответствующий договор. При обнаружении недостачи размер материального ущерба определяется фактически, по действующим рыночным ценам.
Для отражения взыскания при недостаче, превышающей норму естественной убыли в учете используют проводки:
- Дебет 73 Кредит – отражение недостачи на счет работника.
- Дебет 73 Кредит 98 – отражена разница между суммой взыскания с работника и учетной ценой недостачи.
- Дебет Кредит 73 — удержание недостачи из зарплаты
- Дебет 98 Кредит 91-1 – списание суммы, взысканной с работника за недостачу.
Если виновные лица не установлены
Если установить виновное лицо нет возможности, то недостачу списывают в пределах норм естественной убыли на расходы на счет 91.2. Сверхлимитные недостачи отражают проводкой:
- Дебет 91.2 Кредит – отражена сумма недостачи, превышающая нормы естественной убыли.
В этом случае (если недостача превышает нормы) также нужно восстановить принятый ранее к вычету входной НДС: Дебет Кредит 68 НДС.
Пример проводок
В организации после инвентаризации было выявлено хищение 10 кг. сливочного масла (норма естественной убыли 500 гр.) учетной стоимостью 6400 руб. (рыночная стоимость 8100 руб.) С продавца была удержана недостача в течение 4-х месяцев.
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списана недостача | 6400 | Акт инвентаризации, инвентаризационная опись | ||
| 44 | Списана недостача по нормам естественной убыли | 320 | Бухгалтерская справка | |
| 73 | Недостача отнесена на счет продавца | 6080 | Приказ руководителяБухгалтерская справка | |
| 73 | 98 | Разница между ценой удержания и учетной ценой | 1615 | Бухгалтерская справка |
| 73 | Удержана из зарплаты ¼ часть недостачи | 1520 | Расчетно-платежная ведомость Т-49 | |
| 98 | 91.1 | Учтена в составе прочих доходов разница между учетной и рыночной ценой после взыскания | 403,75 | Бухгалтерская справка |
Летом вопрос налогового учета пришедших в негодность товаров особенно актуален. Ведь порчу продукции могут вызвать погодные условия, например жара. Разберемся во всех перипетиях списания испорченных товаров.
Продажа испорченных товаров запрещена (п. 5. ст. 5 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей»). Это означает, что просроченную или испорченную продукцию необходимо изъять из оборота, а затем уничтожить или утилизировать (п. 2 и п. 18 Положения о проведении экспертизы некачественных и опасных продовольственного сырья и пищевых продуктов, их использовании или уничтожении, утвержденного постановлением Правительства РФ от 29.09.97 № 1263).
Утилизация и уничтожение: в чем разница
Утилизация и уничтожение — разные понятия. Утилизация предполагает дальнейшее использование некачественных и испорченных продуктов или материалов не по прямому назначению (ст. 1 Федерального закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»). При утилизации некоторые товары с истекшим сроком годности по сниженным ценам реализуются для дальнейшей переработки. Так, продукты питания используются в животноводстве, фрукты - для изготовления джема, спирта или уксуса. Конечно, такая реализация осуществляется при наличии разрешения органов государственного надзора и контроля.
Продукты, которые невозможно или запрещено утилизировать, например просроченные лекарства, должны быть уничтожены. Уничтожение предполагает полную ликвидацию испорченных продуктов, без возможности дальнейшего использования (даже не по прямому назначению). Уничтожить продукты компания может собственными силами или с помощью специализированной организации.
В любом случае данная операция оформляется актом, подписываемым представителями специально созданной комиссии, в которую входят представители как собственника товаров, так и компании, ответственной за их уничтожение. Если решение о ликвидации принято по результатам экспертизы Роспотребнадзора, один экземпляр акта в трехдневный срок передается в названную инстанцию.
Налог на прибыль: будет ли расход?
Для бухгалтера основной вопрос при уничтожении и утилизации испорченных товаров заключается в том, можно ли учесть в расходах для целей налогообложения прибыли их стоимость, а также отразить суммы затрат на уничтожение (утилизацию) и проведение экспертизы. Возможность учета расходов напрямую зависит от того, из-за чего товар был испорчен. Основные причины - истечение срока годности и нарушение условий хранения (см. схему).
Срок годности истек
Долгое время Минфин России не разрешал при расчете налога на прибыль стоимость товаров, подлежащих утилизации (уничтожению) в связи с истечением срока годности, включать в расходы (письма от 07.05.2010 № 03-03-06/1/315, от 02.03.2010 № 03-03-06/1/105, от 09.06.2009 № 03-03-06/1/374 и от 28.07.2008 № 03-03-06/1/434). В обоснование своей позиции специалисты финансового ведомства приводили следующие аргументы: затраты на приобретение товаров и их дальнейшую ликвидацию не связаны с извлечением в будущем доходов, не приведут к увеличению прибыли компании и, следовательно, не учитываются в расходах для целей налогообложения, поскольку не выполняются требования ст. 252 НК РФ.
В этом году позиция изменилась в пользу организаций. Теперь Минфин России считает, что данные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если они произведены в рамках предпринимательской деятельности и документально подтверждены (письмо от 05.03.2011 № 03-03-06/1/121).
В своих разъяснениях контролирующие органы указывают, что главный фактор, позволяющий уменьшить налогооблагаемую прибыль, - намерения организации в результате деятельности получить экономический эффект, а также обоснованность расходов, но не конкретного результата. Аналогичного мнения в п. 9 постановления от 12.10.2006 № 53 придерживается Пленум Высшего арбитражного суда РФ.
Обратите внимание: перечень расходов, приведенный в главе 25 Налогового кодекса РФ, является открытым. что позволяет отражать в целях налогообложения прибыли любые документально подтвержденные и обоснованные затраты, которые могут быть признаны в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Поскольку приобретение товаров связано с ведением предпринимательской деятельности и изначально направлено на их реализацию и получение прибыли, расходы в виде стоимости приобретенных товаров, подлежащих утилизации (уничтожению), а также затраты, связанные с ликвидацией таких товаров, можно учесть в целях налогообложения прибыли. Правда, при условии, что они документально подтверждены.
Заметим, что расходы на утилизацию товаров компания без проблем могла учесть при расчете налога на прибыль. Ведь если исходить из понятия «утилизация», приведенного выше, при такой операции компания реализует товары, хотя и не по прямому назначению. Поэтому говорить в данном случае, что расходы не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, нельзя.
Учитывая последнюю позицию Минфина России и сложившуюся арбитражную практику (постановление ФАС Московского округа от 01.02.2008 № КА-А40/14839-07-2), теперь налогоплательщики могут при расчете налога на прибыль признавать и расходы на уничтожение просроченных товаров.
Неправильное хранение
Нарушение условий хранения выражается, например, в несоответствующем температурном режиме в помещении, где хранится продукция, либо в неправильной выкладке товара продавцом, повлекшей негодность товара.
В подобных ситуациях вопрос о налоговом учете будет решаться в зависимости от того, кто допустил нарушения при хранении товара (в данной статье мы не рассматриваем ситуацию, когда условия хранения товаров были нарушены не по вине их собственника, например, из-за отключения электроэнергии).
Если виновен ответственный работник (например, продавец должен был держать товар в холодильнике, но не выполнил требование), то недостача в результате порчи товара относится на данного сотрудника как на виновное лицо. При согласии работника с причиненным ущербом стоимость испорченного товара подлежит возмещению за счет его средств, в частности путем удержания из заработной платы.
Когда вины сотрудника, ответственного за товар, нет, расходы списываются за счет средств организации, то есть учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль вряд ли удастся (письмо Минфина России от 08.11.2010 № 03-03-06/1/695).
Погодные условия
Причиной порчи товаров могут стать погодные условия, например летняя жара. Тогда компания вправе отразить стоимость испорченной продукции путем включения сверхнормативных потерь в состав внереализационных расходов как убытки от стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Но хотим предупредить, что в такой ситуации может возникнуть спор с налоговиками и организация должна быть готова отстаивать свою позицию.
Анализ арбитражной практики показывает, что для учета потерь из-за форс-мажора компании прежде всего следует позаботиться о документальном подтверждении факта чрезвычайной ситуации (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.12.2009 № А42-5562/2008). Для этого нужно обратиться в службы, которые занимаются ликвидацией последствий таких обстоятельств, в частности в МЧС России, органы внутренних дел или, если речь о летней жаре - в метеослужбу.
Чтобы аргументы были весомее, организации важно не просто задокументировать чрезвычайную ситуацию, но и наглядно показать непосредственную связь между данным фактом и товарными потерями. Внутренних документов будет недостаточно, лучше обратиться за заключением к независимому эксперту.
Документы
Как правило, факт порчи имущества материалов выявляется после инвентаризации. Поэтому для списания стоимости испорченных товаров необходимо иметь документы о ее проведении. В частности, должны быть оформлены:
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).
По результатам проведенной инвентаризации составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-19, а также ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26.
Если в ходе инвентаризации обнаружен испорченный товар и организация планирует его уценить или списать, руководитель создает комиссию и утверждает приказом ее состав. В комиссию входят представитель администрации организации, например руководитель, и материально ответственное лицо. Решение комиссии об уценке или списании испорченных товаров заключается в письменной форме. Для этого составляется акт по форме:
- № ТОРГ-15 - при уценке (списании) товаров в результате порчи, боя либо лома;
- № ТОРГ-16 - при списании товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, в частности при истекшем сроке годности.
Шансов избежать споров с налоговиками больше в том случае, когда для списания испорченного товара компания привлекает экспертов. Хотя экспертиза законодательно необязательна и ее проведение не требуется, если налицо явные признаки недоброкачественности товара.
Таким образом, чтобы учесть в налоговом учете испорченный товар и избежать споров с проверяющими, организация должна:
Зафиксировать свои потери актом комиссии по результатам инвентаризации;
Издать внутренний документ, например приказ за подписью руководителя, в котором четко прописать, чем вызваны потери товаров;
При необходимости получить справку из метеобюро о состоянии погоды в течение необходимого периода;
Получить документ, подтверждающий связь между потерями и чрезвычайными обстоятельствами, а также размер причиненного ущерба. Лучше, если это будет справка от МЧС России либо, если ее получить сложно, заключение независимого эксперта.
Споры о НДС
Списание испорченных товаров не только касается корректного расчета налога на прибыль, но и влияет на правильность исчисления НДС.
Минфин: восстановить, и точка!
На протяжении нескольких лет контролирующие органы неизменно требуют восстанавливать НДС во всех ситуациях, связанных с досрочным выбытием имущества, будь то хищение, ликвидация или порча (см., например, письма Минфина России от 20.07.2009 № 03-03-06/1/480, от 01.11.2007 № 03-07-15/175 и от 31.07.2006 № 03-04-11/132).
Налоговики ссылаются на подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ и руководствуются тем обстоятельством, что в случае порчи товары больше не могут использоваться для налогооблагаемых операций. Значит, НДС нужно восстановить в том периоде, в котором испорченные товары были списаны.
Позиция чиновников достаточно спорна, и в судебных разбирательствах арбитраж, как правило, на стороне компаний (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.10.2010 № А27-1420/2010).
По мнению судов, Налоговым кодексом не предусмотрена обязанность налогоплательщика восстанавливать и уплачивать в бюджет суммы, предъявленные к вычету по материальным ценностям, списанным на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Негодное имущество в принципе перестает использоваться в деятельности, списание товаров не предполагает их дальнейшего применения ни в каких операциях, в том числе не облагаемых НДС. Поэтому и налог пересчитывать и восстанавливать не нужно.
Восстанавливать НДС или нет, организация решает самостоятельно. Причем, если она намерена поступить вопреки разъяснения чиновникам, отстаивать свою позицию скорее всего придется в суде.
ВАС РФ на стороне компаний
Шансы выиграть в суде спор с налоговиками у компании высоки. Совсем недавно вопрос о восстановлении НДС при списании испорченного товара рассмотрел Высший арбитражный суд РФ (постановление от 19.05.2011 № 3943/11). Посмотрим, что именно послужило причиной спора.
Зачастую производитель товаров реализует свою продукцию торговым сетям. При этом условиями договора предусматривается, что товар, не проданный до истечения установленного срока реализации, возвращается производителю.
Согласно позиции Минфина России покупатель при возврате товара должен выставить счет-фактуру, а бывший продавец принять предъявленный НДС к вычету (письмо от 07.03.2007 № 03-07-15/29).
Если возвращенные продавцу товары не используются им в операциях, облагаемых НДС, то суммы налога, принятые к вычету при приобретении товаров, использованных для производства и (или) реализации возвращенных товаров, восстанавливаются и уплачиваются в бюджет в том налоговом периоде, в котором возвращенные товары продавец принял к бухгалтерскому учету.
Оспаривая доводы главного финансового ведомства, налогоплательщик дошел до ВАС РФ. Отметим, что суд в данном случае встал на сторону компании и согласился, что возврат продукции с истекшим сроком реализации не может признаваться реализацией для целей исчисления НДС.
Кроме того, ВАС РФ подтвердил, что при списании испорченных товаров (в том числе из-за истечения срока годности) сумма НДС, ранее правомерно принятая к вычету, восстановлению не подлежит, поскольку такое условие не закреплено в п. 3 ст. 170 НК РФ.
Итак, если при списании пришедших в негодность товаров компания решит не восстанавливать налог на добавленную стоимость, при возникновении спора доказать правоту, опираясь на мнение ВАС РФ, будет проще.
Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).
При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:
- сличительная ведомость по форме № ИНВ-19;
- ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26.
Об этом говорится в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и в постановлении Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.
Инвентаризация: уценка и списание
При выявлении факта порчи товаров организация может:
- уценить товары для дальнейшей продажи;
- списать товары (если они не подлежат дальнейшей реализации).
Если организация по причине порчи планирует уценить (списать) товар, руководитель организации создает комиссию, состав которой утверждается приказом. В состав комиссии должны входить:
- представитель администрации организации (например, руководитель);
- материально-ответственное лицо;
- представитель санитарного надзора (при необходимости).
Решение комиссии об уценке (списании) испорченных товаров оформляется в письменной форме. Для этого составляется акт, например по форме:
- № ТОРГ-15 (оформляется при уценке (списании) товаров в результате порчи, боя, лома);
- № ТОРГ-16 (оформляется при списании товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, например, при истекшем сроке годности).
Акт по форме № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем организации. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в подразделении, третий - у материально-ответственного лица.
Такой порядок оформления порчи товаров установлен в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) могут использоваться другие акты на списание товаров, рекомендованные для применения соответствующими ведомствами. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках - акт по форме № А-2.18 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).
Отражение в бухучете потерь, подтвержденных результатами инвентаризации, зависит от:
- вида потерь (недостача или порча);
- причин возникновения (естественная убыль, виновное лицо, форс-мажорные обстоятельства).
О том, как отразить в бухучете недостачу, выявленную в ходе проведения инвентаризации, см. Как отразить выявленные при инвентаризации недостачи .
Бухучет: уценка
Если организация планирует уценить испорченные товары, то в учете сделайте следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена стоимость испорченных товаров (на основании акта по форме № ТОРГ-15);
Дебет 94 Кредит 42
Для удобства отражения уценки товаров к счету 41 откройте отдельный субсчет, например, «Товары, подлежащие уценке».
Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 94
- оприходованы товары, подлежащие уценке (по рыночной стоимости с учетом их физического состояния);
Дебет 44 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- переданы образцы испорченных товаров на экспертизу (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 44 Кредит 60
- отражены расходы по проведению экспертизы (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 62 Кредит 90-1
- отражена выручка от продажи товаров с уценкой;
Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- списана себестоимость уцененных товаров (стоимость, по которой они были оприходованы);
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с реализации уцененных товаров (если организация является плательщиком НДС);
Дебет 90-2 Кредит 44
- включены в себестоимость продаж расходы, связанные с реализацией (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза).
Если испорченные товары не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41). При этом если учет товаров ведется по продажным ценам, то одновременно с отражением факта порчи товаров на счете 94 торговую наценку, приходящуюся на испорченные товары и ранее учтенную на счете 42, нужно сторнировать. Об этом говорится в указаниях по применению Плана счетов (счет 94, 41, 42). При отражении факта порчи товаров в учете сделайте проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена порча товаров;
Дебет 94 Кредит 42
- сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).
Такой порядок отражения порчи товаров в бухучете отражен в подпункте «б» пункта 29 приказа Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Бухучет: потери от порчи
Порядок списания в бухучете потерь от порчи товаров, которые невозможно использовать (продать), зависит от причины порчи:
- естественная убыль;
- вина материально-ответственного лица (других лиц, признанных виновными в порче);
- форс-мажорные обстоятельства.
Потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли спишите проводкой:
Дебет 44 Кредит 94
- списана стоимость испорченных товаров в пределах норм естественной убыли.
Действующие на сегодняшний день нормы естественной убыли представлены в таблице .
Порчу товаров сверх норм естественной убыли относите на виновных лиц (п. 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). При этом в учете сделайте проводку:
Дебет 73 (76, 60...) Кредит 94
- отнесена на виновных лиц сумма потерь от порчи товаров сверх норм естественной убыли.
Более подробно о том, как взыскать ущерб, если виновным в порче признан сотрудник организации, см.:
- Как удержать из зарплаты сотрудника сумму материального ущерба ;
- Как отразить в учете удержание материального ущерба из зарплаты сотрудника .
Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Инструкции к плану счетов.
Ситуация: можно ли взыскать стоимость возмещения порчи товаров с уволенного сотрудника? С сотрудником был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения.
Ответ: нет, нельзя.
В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что порча товаров возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать стоимость ущерба от порчи также нельзя.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, порчу товаров списывайте на финансовые результаты организации. Сумму порчи отнесите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Такой порядок следует из пункта 11 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов (счет 94).
Если причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченных товаров учтите в составе убытков отчетного года по балансовой (учетной) стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
Такой порядок следует из пункта 13 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов.
Недостача выявлена до постановки товаров на учет
Если организация выявила недопоставку (порчу) при приемке товаров (т. е. до постановки товаров на учет), то инвентаризацию проводить не нужно. Для документального отражения торговыми организациями факта такой недостачи (порчи) постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 предусмотрены типовые формы:
- № ТОРГ-2 (если получены товары российского производства);
- № ТОРГ-3 (если получены товары импортного производства).
В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-2 (№ ТОРГ-3) могут использоваться другие акты. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках - акт по форме № А-1.2 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).
Документы, в которых фиксируется факт недостачи или порчи, являются основанием для предъявления претензии поставщику (ст. 518, 519 ГК РФ).
Бухучет недостачи товаров до постановки на учет
Отражение в бухучете недостачи, порчи товаров, выявленной до постановки товаров на учет (при приемке), зависит от причин их возникновения:
- естественная убыль;
- вина перевозчика (поставщика);
- форс-мажорные обстоятельства.
Действующие на сегодняшний день нормы естественной убыли представлены в таблице .
Общую сумму потерь от недостачи (порчи) товаров, выявленной при их приемке, рассчитайте по формуле:
Списание нормативных потерь отразите следующим образом:
Дебет 94 Кредит 60
- отражена стоимость потерь в пределах норматива;
Дебет 44 (16) Кредит 94
- списана сумма потерь товаров в пределах норм естественной убыли.
Если испорченные товары могут быть проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи.
Такие правила установлены подпунктом «а» пункта 58 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Сумму потерь от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли рассчитайте по формуле:
Если по документам товар значится в магазине либо на складе, но фактически отсутствует, магазину необходимо списать его и выровнять остатки . Давайте разберемся, как это сделать в различных ситуациях.
Как проводить инвентаризацию
Инвентаризация проводится для того, чтобы привести в соответствие фактические и документальные данные. Зачастую организации проводят инвентаризацию лишь формально, но инвентаризация полезна тем, что помогает понять, какие есть излишки и недостачи , в каком состоянии находится товар, выявить способы снижения затрат и налоговых рисков.
Когда нужно проводить инвентаризацию
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при обнаружении фактов хищения, злоупотребления, порчи товара;
при стихийном бедствии, пожаре или других форс-мажорах;
при ликвидации или реорганизации организации и др.
Что проверяют при инвентаризации?
В обязательном порядке проверяют:
нематериальные активы;
основные средства;
финансовые вложения;
товарно-материальные ценности;
незавершенное производство и расходы будущих периодов;
денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
активы и обязательства компании.
Узнать больше
Как списать недостачу при инвентаризации
Чтобы списать товар, которого нет на складе, для начала вам нужно провести инвентаризацию . Эта процедура поможет определить правильную сумму задолженности по недостачам. Метод списания товара будет зависеть от причины недостачи, а также от того, определено или нет виновное лицо.
После того, как завершена инвентаризация и определена причина списания, вы можете:
списать затраты на нормы естественной убыли (резерв), а если установлено лицо, виновное в недостаче, то взыскать стоимость товара с него . На крайний случай, если виновное лицо не определено, а недостачу нельзя списать без вопросов со стороны налоговой - заводите уголовное дело.
К примеру, если недостача товара соответствует норме естественной убыли, оплачивать это никто не должен . Если недостача выше нормы - отвечать за это будет виновное лицо . В последнем случае по результатам проверки составляется документ, в котором указан виновник. Если виновника невозможно определить, то недостачу спишут как убытки компании.
Онлайн-касса LiteBox (Лайтбокс) с кассовой программой и товароучетной системой помогает вести учет остатков в реальном времени . Вы можете сгруппировать остатки товаров (по производителю и другим критериям), выгрузить их частями (например, только молочную продукцию) и провести частичную сверку, не закрывая магазин, в часы, когда нет покупателей. Это позволяет вам сэкономить время и средства на оплату труда работников.
Создание документа “Инвентаризация” в товароучетной системе LiteBox
Как списать просроченный товар
Статья 472 ГК РФ определяет запрет на продажу товаров с истекшим сроком годности . Со списанием “просрочки” чаще всего сталкиваются магазины, которые торгуют скоропортящимся товарами (к примеру, продуктами питания). Но иногда потребность в списании пришедшего в негодность товар появляется и в других организациях: например, при продаже косметики или лекарств, которые положено утилизировать по истечении срока годности .
При списании используют форму ТОРГ-15 для оформления факта порчи и ТОРГ-16 для фиксации изъятия из оборота и решения об уничтожении или утилизации. ТОРГ-15 создают в трех экземплярах и передают на подпись участникам инвентаризационной комиссии, в состав которой входят представитель руководства, материально-ответственное лицо и по необходимости - представитель санитарного надзора. Один экземпляр передают в бухгалтерию для списания с материально-ответственного лица потерь, второй - отдают материально-ответственному лицу, а третий - оставляют в проверяемом подразделении.
Создание документа “Списание товара” в товароучетной системе LiteBox
В системе LiteBox (начиная с версии 2.9.3) маркированная алкогольная продукция списывается в соответствии с требованиями Росалкоголя. При этом предусмотрен запрет на повторное списание продукции с одной и той же акцизной маркой.
LiteBox автоматически отправляет запрос в журнал учета, который ведется в программе на основании продаж и списаний по кассе . Если в ранее оформленных документах списания (начиная с версии ЕГАИС 2.9.3) данная акцизная марка уже указывалась, система оповестит пользователя.
Как списать товар, если он пришел в негодность
При инвентаризации могут быть выявлены испорченные и просроченные товары, которые подлежат изъятию и списанию с учета.
Списание товара зависит от причин, по которым он подлежит утилизации:
-
по вине работника;
-
по причине непредвиденной ситуации (пожара, аварии, наводнения и т. п. ).
по истечении срока годности;
Как списать “несуществующий” товар со склада? На негодный к продаже товар нужно составить акт списания. В документе указывают наименование товара согласно утвержденной номенклатуре, количество, местонахождение товара при окончании срока годности (адрес торговой точки). Также нужно указать, как в дальнейшем после списания ликвидируют из оборота товар: проведут утилизацию, уничтожат или вернут поставщику.
Для списания используют те же формы, что и для просроченного товара - в форме ТОРГ-15 фиксируют факт порчи товара, а в форме ТОРГ-16 - изъятие его из оборота и решение о способе ликвидации.
Отчет по списанию в товароучетной системе LiteBox 
Как списать образцы товара
Списание образцов тоже необходимо учитывать и проводить по документам . Если их безвозмездно передают партнерам, агентам по продажам или выставляют на полках магазина, бухгалтер создает для этого субсчет в счете «Товары».
Передачу образцов оформляют накладной на отпуск материалов по форме М-15. Документы составляют согласно договоренности с будущим клиентом. Для этого можно оформить договор или обойтись без него. Во втором случае нужно оформить первичные документы по передаче и приемке образцов, а во внутренних документах указать причины этой передачи.
Если образцы нужны для того, чтобы организовать дегустацию, оформляют накладную по форме ТОРГ-13 (на внутреннее перемещение) и сохраняют для отчетности. Документ подписывает сотрудник, который выдает дегустационные образцы посетителям магазина.
